11 Estratégias para Mudar Como Você envia e-mails

11 Estratégias para Mudar Como Você envia e-mails
Gerenciar e-mails pode ser uma tarefa. Pode roubar tempo de tarefas mais importantes e até embotar seu cérebro. Um estudo da Universidade de Londres descobriu que aqueles que constantemente checam seus e-mails podem ver uma queda de 10 pontos no QI, uma queda mais acentuada do que o consumo de maconha.

Gerenciar e-mails pode ser uma tarefa. Pode roubar tempo de tarefas mais importantes e até embotar seu cérebro. Um estudo da Universidade de Londres descobriu que aqueles que constantemente checam seus e-mails podem ver uma queda de 10 pontos no QI, uma queda mais acentuada do que o consumo de maconha. Além disso, algumas empresas estimam que podem perder US $ 650 bilhões anualmente graças à desordem desnecessária na caixa de entrada. Então, o que você pode fazer para evitar essa perda de tempo, dinheiro e poder do cérebro? Aqui estão 11 estratégias para recuperar o controle

1. Tome atalhos. Escreva respostas modeladas que podem ser facilmente atualizadas para agilizar o processo de resposta. O Google Labs, por exemplo, até oferece uma opção chamada "Respostas predefinidas". Para criar respostas prontas que funcionem para você, pense "alguém vai me fazer essa pergunta novamente" quando você escrever um e-mail. Alguns especialistas em produtividade até os salvam como assinaturas que podem acessar enquanto estão no escritório ou na estrada.
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2. Escreva as melhores linhas de assunto. Adicione um verbo à sua linha de assunto - confirme, discuta, analise - para melhor ajudar seu destinatário a entender o que ele precisa fazer. Essa tática ajudará a estimular a ação e manter você no alvo quando você escrever. Certifique-se de que é compatível com a pesquisa. Pergunte a si mesmo: Esta linha de assunto tem as palavras-chave que você precisará para encontrá-la facilmente no futuro?
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3. Mantenha-o simples . O especialista em produtividade Jason Womack sugere que você mantenha os e-mails em um único tópico. Ele diz que as pessoas respondem apenas quando têm respostas para todas as perguntas que fizeram, então um email mais simples pode garantir uma resposta mais rápida.
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4. O e-mail mágico de cinco frases. Um e-mail efetivo responderá a essas perguntas - Quem é você? O que você quer? Porque perguntas? Por que eu deveria ajudar? Qual é o próximo? Se puder, tente manter suas anotações em cinco frases ou até três ou quatro. Limitar-se irá ajudá-lo a se concentrar no que é importante.
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5. Defina um tempo. Desative seus alertas para ver o quanto é feito quando você não está constantemente revisando sua caixa de entrada. E defina um temporizador. Os especialistas recomendam que você verifique o e-mail apenas de 2 a 4 vezes por dia, lendo e-mails por apenas 45 minutos por sessão.
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6. BCC você mesmo Precisa acompanhar seu acompanhamento? Considere o uso do BCC nesses e-mails e, em seguida, mova-os para uma pasta chamada & ldquo; Acompanhamento & rdquo; Marque apenas esta pasta em vez da sua caixa de entrada para ficar por dentro do trabalho que você precisa concluir para não se distrair.
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7. Texto, bate-papo ou ligação.
Quando uma discussão leva a mais de dois e-mails, atenda o telefone ou entre no bate-papo . Envie seu número para apontar pessoas em quem você confia para retransmitir mensagens urgentes, especialmente se você está fora do escritório.
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8. Treine seus colegas Se uma conversa for resolvida, escreva "sem resposta necessária" para evitar mais e-mails em sua caixa. Enfatize que os funcionários não devem sentir a necessidade de responder ao e-mail quando não puderem responder melhor a uma pergunta.
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9. Não responda . Responda apenas quando necessário e não lide primeiro com e-mails não urgentes. E não responda se a pergunta não estiver clara. Você não deve perder tempo tentando entender um pedido que não foi bem pensado para começar.
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10. Automatize tudo. Cancele a inscrição de boletins informativos indesejados, direcione outras pessoas para pastas específicas automaticamente e mova tudo o que você não precisa imediatamente para um arquivo. Use ferramentas como o Google Calendar para agendar reuniões, eliminando a necessidade de intermináveis ​​"quando você está livre" cadeias de e-mail.
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11. Seja vigilante. Mantenha apenas dois tipos de e-mails na sua caixa de entrada: os que você ainda não leu e os que precisa imediatamente. Depois de reduzir sua caixa de entrada, você pode se concentrar apenas nas mensagens pertinentes ao que está trabalhando agora.
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